ADMINISTRASI DAN KESEKTARIATAN

Oleh :

 Ahmad Bukhori ( disajikan untuk peserta LDK MTs. Darul Hikmah 

Periode 2012 / 2013

 I. PENDAHULUAN 

Setiap organisasi (apapun bentuknya ) pasti mempunyai rumusan tujuan yang ingin dicapai. Organisasi yang mempunyai rumusan tujuan yang jelas akan mendapatkan kesulitan kearah mana organisasi iti akan dibawa. Perumusan tujuan organisasi yang jelas akan memudahkan organisasi dalam menentukan kebijakan organisasi. Melalui tujuan tersebut, sebuah organisasi mendapat gambaran kearah mana orgaisasi tersebut akan dibawa, mendapatkan landasan bagi organisasi, memudahkan menentukan macamnya tugas, dan akan mudah menentukan PRODER KISS ME (program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi,sinkronisasi dan mekanisme ). Perumusan tujuan meski menjadi syarat mutlak bagi organisasi, tetapi bukanlah merupakan satu-satunya syarat. Rumusan tujuan perlu ditopang oleh syarat-syarat lain yang tidak kalah pentingnya diantaranya (anggota), kelompok, kerja sama, dan perangkat lainnya seperti kesektariatan dan administrasi. Diantara sederetan piranti organisasi yang akan penulis uraikan lebih panjang adalah Kesektariatan dan administrasi.kedua piranti organisasi tersebut penulis uraikan karena penulis berpendapat bahwa kegiatan kesektariatan dan administrasi mempunyai peran yang signifikan dalam kegiatan organisasi. 

II. ADMINISTRASI

Seperti telah diuraikan diatas bahwa sebuah organisasi yang baik adalah organisasi yang telah menetapkan rumusan organisasi yang jelas. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi sudah barang tentu akan melakukan segala usaha/ kegiatan organisasi, dari mulai merencanakan tujuan sampai dengan kegiatan evaluasi kegiatan.usaha/kegiatan tersebut disebut dengan administrasi. Secara umum, administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang bekerja secara teratur untuk mencapaisuatu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.usaha-usaha atau kegiatan yang dimaksud meliputi semua kegiatan yang lazim dilakukan oleh organisasi, seperti penetapan rencana program, pengorganisasian, penajaman dan penyelenggaraan program, kegiatan pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, dan lainlain. Sedangkan secara sempit administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha, clerical work (kegitan catat mencatat/tulis –menulis ) atau sectretrial work (pekerjaan sekertaris), yaitu keseluruhan kegiatan mencatat segala kejadian bagi pimpinan suatu organisasi. Keseluruhan rumusan pengertian administrasi secara sempit tersebut disebut juga kesektariatan. Dari batasan-batasan di atas dapatlah diambil kesimpulan bahwa pengetian administrasi meliputi hal-hal sebagai berikut. 

1. Rangkaian kegiatan/ perbuatan, termasuk kegiatan kesekretaritan; 

2. Adanya kelompok orang; 

3. Adanya kerjasama; 

4. Adanya unsur-unsur untuk mencapai tujuan;

 III. KESEKRETARIATAN

 Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Seperti telah disinggung diatas, bahwa tata usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau keskretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi.

1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ). 

2. Surat menyurat; 

3. Kegiatan kearsipan dan agenda; 

4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi; 

5. pengiriman dan penerimaan surat; dan 

6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tilis menulis 

Dari uraian diatas dapat menyimpulkan bahwa Tata Usaha adalah menghimpun keteranganketerangan tertulis yang dapat digunakan untuk menunjang kelancaran kegiatan administrasi. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sipat Tata Usaha adalah sebagai “pelayanan terhadap kegiatan pokok administrasi”. Berikut ini penulis uraikan beberapa kegiatan Tata Usaha yang memiliki aturan-aturan (baku) tertentu, yaitu: surat menyurat, kearsipan, agenda, buku induk, dan buku agrnda kegiatan. A. Surat Menyurat Di antara kegiatan Tata Usaha yang paling menonjol adalah kegiatan surat menyarat (korespondensi). Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihakpihak tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai: 

1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan buah pikiran/gagasan. 

 2. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian. 

3. Alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan. 

4. Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang bersejarah. 

5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah. 

Jika dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis, yaitu: 

 1. surat pribadi, 

2. surat dinas (resmi), dan 

3. surat niaga. 

Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga jenis surat yang lain, misalnya : surat edaran, surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan. Ada beberapa bentuk penulisan surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola surat menurut susunan, letak, dan bagian-bagian surat. Setiap bagian surat itu sangat penting peranannya sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat. Menurut pola umum yang berlaku dalam surat menyurat, bentuk surat dikelompokan menjadi6(enam) dan macam bentuk surat, yaitu 

: 

(a) bentuk lurus penuh (full block style), 

(b) bentuk lurus (block style), 

(c) bentuk setengah lurus (semi block style), 

(d) bentuk bertekuk (idented style), 

(e) bentuk resmi Indonesia lama, dan

 (f) bentuk Indonesia baru.

(contoh lengkap bentuk-bentuk surat tersebut dapat dilihat pada buku seri penyuluhan bahasa Indonesia bagian surat menyurat. Sekedar memberikan gambaran untuk memudahkan pemahaman pembaca, berikut penulis berikan contoh bagian-bagian surat dalam bentuk lurus (block style) Keterangan :

(1) Kop/Kepala Surat; 

(2) tanggal surat; 

(3) nomor. Lampiran, perihal 

(4) alamt,tujuan; 

(5) salam pembuka; 

(6) Isi surat 

(7) Salam penutup; 

(8) pengirim surat; da, 

(9) tembusan; 

B. Kerasipan, Agenda dan Ekspedis 

1). Arsip Kegiatan Kearsipan terdiri atas pengelolaan arsip itu sendiri dan agenda. Arsip adalah suatu  tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara ditempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang bias mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut : 

1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila   diperlukan. 

2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hokum 

3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau. 

4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lainlain. 

System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu : 

1) Sistem penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan nama orang atau organisasi utama. 

2) Sistem penyimpanan menurut pkok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada jenis dan isi surat.. 

3) Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada asal daerah surat.. 

4) Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan angka nomor pada surat.

 5) Sistem penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut. 

2) Agenda Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. Buku agenda, dapat dibagi atas 2 (dua) macam, 

yaitu : 

1) Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar. 

2) Agenda anda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku khusus untuk mencatat surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar. 

3. Ekspedisi kegiatan kesekretariatan lain yang berhubungan dengan surat menyuratadalah ekspedisi. Ekspedisi adalah kegiatan mengurus (mengirim/mengantarkan) surat-surat atau barangbarang. Orang yang bertugas untuk mengirim/mengantar surat-surat atau barangn-barang disebut ekspeditur. Untuk memudahkan surat-surat, sebuah organisasi memerlukn bukuk ekspedisi. Buku ini sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah dikirim dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut. 

C. Buku Induk dan Agenda Kegiatan Buku induk 

merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/anggota organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas baik pengurus maupun anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya. Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-datarangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan badanbadan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan.

 IV. P E N U T U P 

 Administrasi dan kesekretariatan bukan merupan bagian disiplin ilmu eksakta. Ini berarti bahwa teori tentang kedua topik tersebut adalah terus mengalami perubahan, pergeseran dan penambahan-penambahan sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi. Perkembangan kebutuhan organisasi tidak terlepas dari usaha untuk lebih memperbaiki citra organisasi tersebut. Oleh karena itu inisiatif-inisiatif dengan ide-ide cerdas menjadi sangat penting, termasuk ide-ide dalam bidang administrasi dan kesekretariatan sebagai piranti penting dalam menjalankan roda organisasi

. Wassalam,